Motolog · מדריכים
איך לסווג אוטומטית נסיעות עסקיות ופרטיות ב־Motolog
תיעוד אוטומטי שומר את פרטי הנסיעה. הסיווג מציין את מטרתה ברשומות שלכם. Motolog יכולה להחיל תגיות באמצעות מצבי נסיעה, ולהשתמש בכללי זמן או מיקום כדי לבחור מצב לכל נסיעה.
למשל, מצב עסקי יכול להוסיף תגית עסקי לנסיעות שתואמות את שעות העבודה ואת מיקומי העבודה ששמרתם. עדיין אפשר לתקן נסיעה מסוימת כשהמטרה שלה בפועל שונה ממה שהכלל מניח. תיוג אוטומטי כלול ב־PRO ובחבילות הכוללות את תכונות PRO; ראו חבילות ומחירים.
ההבדל בין תגיות, מצבים וכללים
שלושת המרכיבים האלה פועלים יחד:
גללו לצדדים כדי לראות את כל העמודות.
| מרכיב | תפקיד | דוגמה |
|---|---|---|
| תגית | מסמנת נסיעה שנשמרה כדי שתוכלו לזהות או לסנן אותה בהמשך. | עסקי, פרטי או שם לקוח. |
| מצב | מרכז תגיות והגדרות תיעוד בקבוצת הגדרות אחת. | מצב עסקי ששומר את הנסיעה ואת המסלול שלה. |
| כללי הפעלה אוטומטית | קובעים מתי מצב ייבחר אוטומטית. | שעות עבודה בימי חול בשילוב מיקום שמור. |
שם המצב והתגיות שלו הם דברים נפרדים. השם עסקי עוזר לזהות את המצב ברשימה; הוסיפו לו גם את התגית עסקי אם תרצו לסנן לפיה את הנסיעות בהיסטוריה או בדוחות.
אם הטלפון עדיין לא מתעד נסיעות, הגדירו תחילה מעקב קילומטראז׳ אוטומטי. כללי הסיווג מארגנים את הנסיעות שמתועדות.
יצירת מצב עסקי לרכב
בחרו את הרכב, פתחו נהיגה והקישו על מצב כדי להגיע אל מצבי נסיעה. הוסיפו מצב או ערכו מצב קיים.
תנו לו שם שקל לזהות ובחרו אילו תגיות הוא יחיל. התחילו בתגית עסקי פשוטה; הוסיפו תגית לקוח או פרויקט אם היא עוזרת לארגן את הדוחות.
לפני הוספת כללים, בדקו את הגדרות התיעוד:
- שמור נסיעה שומר את הנסיעות שמשתמשות במצב הזה. אם האפשרות כבויה, הנסיעה לא תישמר כשהמצב חל.
- מעקב מסלול שומר את המסלול כדי שתוכלו לבדוק אותו במפה. אם האפשרות כבויה, המסלול לא יתועד.
- מעקב מהירות מירבית קובע אם המהירות המרבית של הנסיעה תתועד.
כדי לנהל יומן נסיעות פרטיות, השתמשו בתגית פרטית והשאירו את שמור נסיעה מופעל. כיבוי האפשרות מונע את שמירת הנסיעה ברשומות; הוא אינו רק מסווג אותה כפרטית.
התחילו בכלל זמן והוסיפו מיקומים
תחת כללי הפעלה אוטומטית, הגדירו לוח זמנים שמשקף את השעות שבהן אתם נוהגים לבצע נסיעות עסקיות. למשל, בחרו את ימי העבודה ואת שעות העבודה שלכם. אם לוח הזמנים משתנה, כלל זמן רחב עשוי לכלול גם סידורים פרטיים, לכן בדקו אם זמן בלבד הוא נקודת התחלה מתאימה.
כדי לדייק את ההתאמה, הוסיפו כלל מיקום. בחרו את המיקום השמור ואת התנאי הדרוש, כגון מיקום התחלה או מיקום סיום. בדקו את המיקום במפה ואת האזור שהוגדר לו, כדי שהכלל יתאים למקום שממנו אתם יוצאים או שאליו אתם מגיעים בפועל.
השתמשו בשמות ברורים לכללים, כגון שעות עבודה, משרד או אתרי לקוחות. התחילו במספר קטן של כללים שאתם יכולים להסביר ולבדוק, לפני הוספת חריגים נוספים.
שילוב כללים באמצעות וגם ואו
וגם מחייב ששני התנאים או שתי קבוצות התנאים יתקיימו. או מאפשר התאמה כשאחד מהם מתקיים. אופן הקיבוץ חשוב לא פחות מהתנאים עצמם.
המצב העסקי שמוצג למעלה משלב:
(משרד או אתרי לקוחות) וגם שעות עבודה
כלומר, הנסיעה צריכה להתאים לאחד מתנאי המיקום וגם לתנאי שעות העבודה. התאמה לשעות העבודה בלבד אינה מספיקה בדוגמה הזאת.
גללו לצדדים כדי לראות את כל העמודות.
| אילו תנאים מתקיימים? | האם יש התאמה בדוגמה הזאת? |
|---|---|
| משרד ושעות עבודה | כן. |
| אתרי לקוחות ושעות עבודה | כן. |
| שעות עבודה, ללא התאמה לאף אחד מתנאי המיקום | לא. |
| משרד, מחוץ לשעות העבודה | לא. |
אם תשתמשו ב־או בין קבוצת המיקומים לשעות העבודה, תספיק התאמה לאחת הקבוצות. בדקו את הקיבוץ כשהמצב חל על יותר נסיעות, או על פחות נסיעות, ממה שציפיתם.
מקמו מצבים ממוקדים לפני מצבים רחבים
Motolog משתמשת במצב הראשון שהכללים שלו מתקיימים. ב־מצבי נסיעה, גררו ושחררו מצבים כדי לשנות את סדר העדיפויות.
נניח שמצב Client visit (ביקור אצל לקוח) ומצב עסקי כללי יכולים להתאים לאותה נסיעה. מקמו את ביקור אצל לקוח ראשון אם תרצו שהתגיות וההגדרות שלו יקבלו עדיפות. כללו בו גם את התגית עסקי אם הנסיעות האלה צריכות להופיע בדוח שמסונן לפי עסקי; התגיות של כל המצבים המתאימים אינן מצטרפות זו לזו.
אם אתם משתמשים במצב פרטי רחב, השאירו אותו אחרי המצבים הממוקדים שצריכים לקבל עדיפות. בדקו גם שבמסך נהיגה מופעלת בחירת מצב אוטומטית כשאתם רוצים שהכללים יבחרו את המצב, ולא נשאר מצב שבחרתם ידנית לנסיעה.
בדקו כמה נסיעות ותקנו חריגים
נסו נסיעה שאמורה להתאים למצב העסקי ונסיעה שאינה אמורה להתאים לו. לאחר כל נסיעה, פתחו היסטוריה ובדקו את התגיות ואת פרטי התיעוד.
אם התוצאה אינה מתאימה, בדקו את הרכב שנבחר, תנאי הזמן, המיקום השמור, קיבוץ וגם/או וסדר העדיפויות בין המצבים. אם בחרתם מצב ידנית במסך נהיגה, בדקו גם את הבחירה הזאת.
הכללים משתמשים בתנאים שהגדרתם; הם אינם יכולים לדעת למה ביצעתם נסיעה מסוימת. סידור פרטי בשעות העבודה הוא דוגמה טובה לכך. פתחו את הנסיעה שנשמרה ותקנו את התגיות לפי הצורך. בדקו גם רשומות קיימות בהיסטוריה וגם את הנסיעות הבאות שיתועדו אוטומטית.
שימוש בתגיות בדוח קילומטראז׳
לאחר שהתיוג עקבי, סננו את דו"חות ← נסיעות לפי עסקי, לקוח או תגית אחרת שבה אתם משתמשים. המדריך לדוחות קילומטראז׳ מסביר איך לבחור תאריכים, לבדוק סכומים ולייצא ל־PDF או ל־Excel.
אם נסיעה חסרה לחלוטין, בדקו את שמור נסיעה במצב שחל עליה והיעזרו במדריך לפתרון בעיות במעקב האוטומטי. רשומה חסרה ותגית שגויה דורשות בדיקות שונות.