Việt Nam
Hoàn trả chi phí khi sử dụng xe cá nhân cho mục đích công việc
Tại Việt Nam, trong năm 2026, không có một đơn giá đồng/km chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp tư nhân khi nhân viên dùng xe cá nhân đi công tác. Khoản được thanh toán phụ thuộc vào quy chế tài chính, quy chế chi tiêu hoặc chính sách công tác phí của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể thanh toán chi phí thực tế có chứng từ hoặc khoán chi theo quy chế. Chế độ công tác phí của cơ quan nhà nước có quy định riêng, không phải bảng giá mặc định cho mọi người lao động.
Nhật ký hành trình giúp bạn tổng hợp số km và mục đích chuyến đi khi đề nghị thanh toán. Tìm hiểu cách theo dõi quãng đường với Motolog.
Doanh nghiệp tính tiền xăng xe đi công tác như thế nào?
Trước chuyến đi, hãy xác nhận với người phụ trách về việc sử dụng ô tô hoặc xe máy cá nhân, cách tính tiền và hồ sơ cần nộp.
| Cách thanh toán | Nội dung cần xác nhận |
|---|---|
| Khoán theo quãng đường | Đơn giá, số km được duyệt và các chi phí đã nằm trong đơn giá |
| Thanh toán chi phí thực tế | Loại chi phí được chấp nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán |
| Phí cầu đường, gửi xe | Có được thanh toán riêng hay đã tính trong khoản khoán |
Nếu công ty áp dụng đơn giá theo km, số tiền đề nghị thanh toán được tính bằng quãng đường được duyệt × đơn giá đã thống nhất. Không có cơ sở để coi một khoảng giá xăng xe phổ biến trên mạng là mức Nhà nước quy định hoặc số tiền công ty bắt buộc phải trả.
Nên ghi riêng chuyến đi gặp khách hàng, đến công trường hoặc thực hiện nhiệm vụ được giao với hành trình đi làm hằng ngày từ nhà đến nơi làm việc. Không tự động đưa mọi quãng đường đi lại vào công tác phí.
Thanh toán cho nhân viên và xử lý thuế là hai việc khác nhau
Theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí đi công tác thực tế cần có hóa đơn, chứng từ phù hợp. Khoản khoán tiền đi lại, tiền ở hoặc phụ cấp công tác có thể được tính vào chi phí được trừ khi thực hiện đúng quy chế tài chính hoặc quy chế chi tiêu của doanh nghiệp và đáp ứng các điều kiện liên quan.
Về thuế thu nhập cá nhân, khoản khoán công tác phí trong doanh nghiệp được xem xét theo mức và điều kiện phù hợp với quy định về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần vượt mức áp dụng có thể thuộc thu nhập chịu thuế. Vì vậy, không nên coi mọi khoản có tên “phụ cấp xăng xe” là tự động được miễn thuế.
Nếu nhân viên thanh toán hộ công ty, hãy làm rõ việc ủy quyền, chứng từ và yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt với bộ phận kế toán trước khi chi tiền. Một bảng kê số km không thay thế toàn bộ hồ sơ kế toán.
Người làm việc trong khu vực công áp dụng quy định nào?
Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi chế độ công tác phí của khu vực công cần áp dụng quy định dành cho cơ quan, đơn vị mình. Đối với người không có tiêu chuẩn được bố trí ô tô và tự dùng phương tiện cá nhân đi công tác, khoản khoán phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ và không vượt chế độ dành cho đối tượng có tiêu chuẩn tương ứng.
Mức chi cụ thể do thủ trưởng đơn vị quyết định theo quy định. Không nên áp dụng máy móc công thức cũ 0,2 lít xăng/km cho mọi chuyến đi: quy định này đã được sửa đổi từ năm 2025.
Ghi nhật ký hành trình để lập đề nghị thanh toán
Một bản ghi quãng đường hữu ích nên có:
- Ngày đi, điểm xuất phát và điểm đến.
- Nhiệm vụ, khách hàng hoặc mục đích công việc.
- Phương tiện sử dụng và số km thực tế.
- Đơn giá hoặc cách thanh toán được công ty chấp thuận.
- Chi phí phát sinh được duyệt riêng và chứng từ tương ứng.
Giữ kèm quyết định hoặc xác nhận cử đi công tác, đề nghị thanh toán và các giấy tờ mà doanh nghiệp yêu cầu. Đây là cách hỗ trợ đối chiếu chuyến đi; không phải mọi doanh nghiệp đều phải sử dụng cùng một mẫu nhật ký.
Theo dõi số km với Motolog
Motolog giúp ghi lại chuyến đi và tổng hợp quãng đường vào báo cáo. Ứng dụng hỗ trợ mức hoàn trả chính thức tại các thị trường có hỗ trợ và cho phép đặt mức tùy chỉnh. Với chính sách khoán theo km tại Việt Nam, bạn có thể dùng đơn giá đã được công ty chấp thuận để theo dõi khoản hoàn trả.
Khám phá Motolog để ghi nhật ký hành trình hoặc xem bảng giá.