Rozliczanie jazd prywatnym samochodem w celach służbowych

Aktualne stawki za 1 km przebiegu

Te same stawki obowiązywały w latach 2024 i 2025 oraz od 17 stycznia do końca 2023 r. Wprowadziło je rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. Nie należy stosować ich wstecz do przejazdów sprzed 17 stycznia 2023 r.

Tabela przedstawia limity z rozporządzenia, a nie gwarantowaną wypłatę za każdy przejechany kilometr. Przed użyciem prywatnego pojazdu potwierdź z pracodawcą zasady rozliczenia.

Jak obliczyć kilometrówkę w delegacji?

Pracownik może wystąpić o zgodę na podróż służbową samochodem, motocyklem lub motorowerem nienależącym do pracodawcy. Przy rozliczeniu według kilometrów stosuje się wzór:

Przejechane kilometry × uzgodniona stawka za 1 km = zwrot kosztów przejazdu.

Przykładowo, za 240 km samochodem o pojemności silnika 1,6 l, przy uzgodnionej stawce 1,15 zł/km, zwrot wynosi 276 zł.

Przepisy o podróżach służbowych dotyczą bezpośrednio sfery budżetowej. U innych pracodawców znaczenie mają także układ zbiorowy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę; przy braku własnych zasad stosuje się przepisy rozporządzenia. Limity podatkowe należy sprawdzić niezależnie od ustalonej kwoty wypłaty.

Niezbędne, udokumentowane opłaty za autostrady i parkingi uznane przez pracodawcę mogą podlegać osobnemu zwrotowi w delegacji. Zachowaj potwierdzenia. Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy nie jest podróżą służbową.

Jazdy lokalne i miesięczny ryczałt

Dla jazd lokalnych zasady używania prywatnego pojazdu ustala się z pracodawcą w umowie. Możliwe jest rozliczenie miesięcznym ryczałtem opartym na stawce i ustalonym limicie kilometrów.

Standardowe maksymalne limity miesięczne zależą od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w którym pracownik jest zatrudniony: 300 km do 100 tys. mieszkańców, 500 km powyżej 100 tys. do 500 tys. oraz 700 km powyżej 500 tys. Dla niektórych służb przewidziano odrębne limity.

Ryczałt wymaga pisemnego oświadczenia za dany miesiąc. Zmniejsza się go o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności wskazanej w przepisach, w tym urlop lub chorobę, oraz za dzień roboczy bez pojazdu do celów służbowych. Delegacja powoduje zmniejszenie, jeśli trwa co najmniej 8 godzin.

Nie każdy zwrot za jazdy lokalne jest zwolniony z PIT. Zwolnienie dotyczy szczególnych przypadków wynikających z odrębnych ustaw. Delegacje mają własne warunki zwolnienia i limity.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Przy rozliczaniu przejazdów pracownika według kilometrów ewidencja potrzebna do podatkowego rozliczenia kosztów powinna obejmować:

• Imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazdu.
• Numer rejestracyjny oraz pojemność silnika.
• Kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu.
• Trasę przejazdu oraz faktycznie pokonaną liczbę kilometrów.
• Stawkę za kilometr i obliczoną kwotę.
• Dane pracodawcy i jego podpis.

Ewidencję prowadzi osoba używająca pojazdu, a pracodawca potwierdza ją na koniec miesiąca. Przy miesięcznym ryczałcie stosuje się oświadczenie zamiast tej ewidencji. Sam zapis GPS warto uzupełnić o cel służbowy, dane do rozliczenia i wymagane zatwierdzenie.

Prywatny samochód w jednoosobowej działalności

Jeśli jesteś przedsiębiorcą rozliczającym koszty w PIT i używasz również firmowo własnego prywatnego samochodu osobowego, który nie stanowi majątku firmowego, co do zasady zaliczasz do kosztów 20% wydatków na jego używanie i ubezpieczenie. Od 2019 r. nie wylicza się tego limitu jako liczby kilometrów pomnożonej przez stawkę pracowniczą.

Nie jest to zwrot 20% wydatków od urzędu, lecz koszt pomniejszający dochód. Samochody firmowe, leasing oraz ewidencja dla pełnego odliczenia VAT podlegają innym zasadom.

Prowadź ewidencję przejazdów z Motolog

Motolog pomaga automatycznie rejestrować przejazdy, porządkować trasy i przygotowywać raporty. Obsługuje stawki urzędowe na wspieranych rynkach oraz stawki własne. Przed rozliczeniem sprawdź okres, kategorię pojazdu i stawkę uzgodnioną z pracodawcą.

Sprawdź Motolog do ewidencji przebiegu pojazdu lub zobacz cennik.