İş amaçlı özel araç kullanımında kilometre başına geri ödeme

İşveren hangi araç giderlerini karşılar?

Türk Borçlar Kanunu’nun 414 ve 415’inci maddeleri, işin yapılması için gereken giderleri ve taşıma araçlarının kullanımını düzenler. İşçi, işverenle anlaşarak kendi aracını iş için kullanıyorsa, olağan işletme ve bakım giderleri işte kullanıldığı ölçüde işverence karşılanır.

Kendi motorlu aracının kullanılması halinde, araç vergisi, zorunlu trafik sigortası primi ve yıpranma için uygun karşılık da işte kullanım oranında bu yükümlülüğe dahildir. Bu nedenle hesaplamayı yalnızca yakıt fişine indirgemeden, hangi giderlerin nasıl karşılanacağını önceden netleştirmek gerekir. Zorunlu iş giderlerini çalışana yükleyen anlaşmalar geçerli değildir.

Şirketinizle şu noktaları belirleyin:

• Özel aracın hangi görevlerde kullanılacağı ve onay süreci
• Kilometre bedelinin hangi giderleri kapsadığı ve ne zaman güncelleneceği
• Otopark, köprü ve otoyol ücretlerinin ayrıca ödenip ödenmeyeceği
• Sunulacak belgeler, masraf formu ve ödeme dönemi

Kilometre ödemesi nasıl hesaplanır?

Mesafeye dayalı bir hesapta, onaylanan iş kilometreleri üzerinde anlaşılmış birim bedelle çarpılır. Aynı gideri hem kilometre bedelinin içinde hem de ayrı bir masraf olarak iki kez istememek gerekir.

Örneğin, yalnızca yakıt maliyetini hesaplamak için 200 km iş yolculuğu, 7 L/100 km tüketim ve 50 TL/L yakıt fiyatı varsayılırsa sonuç 700 TL olur: 200 × 7 ÷ 100 × 50. Bu rakamlar örnektir; güncel yakıt fiyatı, resmî kilometre tarifesi veya vergiden istisna ödeme sınırı değildir. Bakım, yıpranma ve diğer giderler bu yakıt hesabına dahil değildir.

Geri ödeme ile vergi istisnası aynı şey değildir

Gelir Vergisi Kanunu’nun 24’üncü maddesi, Harcırah Kanunu kapsamı dışındaki işverenlerin çalışanlarına verdiği gerçek yol giderleri için istisna öngörür. Yemek ve konaklama karşılığı gündelikler ise kendi koşul ve sınırlarına tabidir. Kamu kurumlarında harcırah ayrıca ilgili kamu mevzuatına göre değerlendirilir.

Buna karşılık, şirketin belirlediği herhangi bir TL/km tutarının veya sabit araç ödeneğinin tamamını otomatik olarak vergiden istisna saymak doğru değildir. Ödemenin niteliği, gerçek giderle ilişkisi ve belgeleri önemlidir. Özel araç için yapılacak ödemenin bordro ve muhasebe işlemini, uygulamaya başlamadan önce mali müşavirinizle netleştirin. Sürüş kaydı, tek başına fatura veya diğer gerekli belgelerin yerine geçmez.

İşe gidiş-geliş ve 2026 yol yardımı

Ev ile işyeri arasındaki ulaşımda, işverenin sağladığı toplu taşıma hizmeti ve şartları karşılayan toplu taşıma kartı veya bilet desteği gelir vergisi istisnasından yararlanabilir.

İşverenin taşıma hizmeti vermediği durumda, çalışılan günler için toplu taşıma kartı, bilet veya bu amaçla kullanılan ödeme aracı sağlanmasında 2026 günlük istisna sınırı KDV hariç 158 TL’dir. Çalışılmayan günler için verilen tutarlar, nakit yol parası ve ulaşım dışında da kullanılabilen genel alışveriş kartları bu istisnadan yararlanmaz. Sınırı aşan kısım ücret olarak vergilendirilir.

Bu günlük sınır, özel otomobille işe gidilen her kilometre için bir ödeme tarifesi değildir. Özel araçla işe gidiş-gelişe yönelik nakit veya yakıt desteğini, toplu taşıma kartına uygulanan istisnayla karıştırmayın.

Kilometre ve seyahat kayıtlarında neler olmalı?

Masraf bildiriminizin anlaşılmasını kolaylaştırmak için her iş yolculuğunda şunları kaydedin:

• Tarih, sürücü ve araç bilgisi
• Başlangıç ve varış noktası, müşteri veya görev
• Yolculuğun iş amacı ve kat edilen kilometre
• Gerektiğinde başlangıç ve bitiş kilometre sayacı değerleri
• Uygulanan birim bedel veya gider hesabı
• İlgili fatura, geçiş kaydı, ödeme belgesi ve işveren onayı

İş, işe gidiş-geliş ve kişisel sürüşleri ayrı tutun. Kayıtlarınızı işvereninizin istediği masraf formuna aktarın ve ilgili belgelerle birlikte saklayın.

İşletme sahipleri ve serbest meslek erbabı için araç giderleri

İşletmenin araç giderini indirmesi, çalışana yapılacak geri ödemeden ayrı bir konudur. İşte kullanılan ve işletmeye dahil olan ya da kiralanan binek otomobillerde gider, kira ve amortisman sınırlamaları bulunur.

Binek otomobillerin kiralanması veya işletilmesi faaliyeti için kullanılan araçlara ilişkin istisna dışında, yakıt, bakım ve benzeri cari giderlerde genel olarak en fazla %70 indirim sınırı uygulanır. Bu oran, kişisel harcamaların otomatik olarak gider yazılabileceği anlamına gelmez. Kira ve amortisman için ayrı sınırlar vardır; çalışanlara ait her özel araç için aynı işlem uygulanacağını varsaymayın.

Motolog ile kilometre takibi ve masraf raporu

Motolog, iş ve kişisel sürüşleri ayırmanıza, kilometreleri ve araç giderlerini kaydetmenize, rapor hazırlamanıza yardımcı olur. Desteklenen ülkelerde resmî oranlar otomatik uygulanabilir; ayrıca özel oran tanımlayabilirsiniz. Türkiye’de şirketinizin kabul ettiği bedeli ve kapsadığı giderleri esas alın, raporunuzu gerekli belgelerle tamamlayın.

Motolog ile kilometre takibine başlayın · Planları ve fiyatları inceleyin