Erstattung für dienstliche Fahrten mit privatem Fahrzeug

Kilometerpauschale für Dienstreisen

Die Pauschalen ersetzen den Einzelnachweis der Fahrzeugkosten. Entscheidend sind die tatsächlich gefahrenen dienstlichen Kilometer, einschließlich der Rückfahrt.

Beispiel: Sie fahren mit dem privaten Pkw 80 km zu einem Kundentermin und 80 km zurück. Für 160 dienstliche Kilometer ergeben sich 48 €: 160 × 0,30 €. Private Umwege gehören nicht in diese Rechnung.

Alternativ können nachgewiesene tatsächliche Fahrzeugkosten anteilig berücksichtigt werden. Wer diese Methode verwendet, muss die Gesamtkosten und die Fahrleistung nachvollziehbar belegen. Kraftstoff, Versicherung oder gewöhnliche Reparaturen dürfen bei Anwendung der Kilometerpauschale nicht nochmals als laufende Fahrzeugkosten angesetzt werden. Beruflich veranlasste Park- und Mautgebühren können als gesonderte Reisenebenkosten hinzukommen.

Arbeitgeber-Erstattung oder Werbungskosten?

Die steuerliche Kilometerpauschale legt nicht allein fest, welchen Betrag Ihr Arbeitgeber zahlen muss. Klären Sie die Erstattung anhand der arbeits- oder tarifvertraglichen Regelung und der Reisekostenrichtlinie. Für den öffentlichen Dienst können eigene reisekostenrechtliche Regelungen gelten.

Erstattet der Arbeitgeber eine nachgewiesene berufliche Auswärtstätigkeit innerhalb der steuerlich zulässigen Beträge, ist eine steuerfreie Zahlung möglich. Soweit dieselben Kosten bereits steuerfrei erstattet wurden, können Sie sie nicht zusätzlich als Werbungskosten abziehen. Ohne vollständige Erstattung kommt für den verbleibenden abzugsfähigen Betrag die Einkommensteuererklärung in Betracht. Der Werbungskostenabzug senkt die steuerpflichtigen Einkünfte; er ist keine Auszahlung des gesamten Kostenbetrags.

Entfernungspauschale für den Arbeitsweg

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zählt grundsätzlich die einfache Entfernung je Arbeitstag, an dem Sie die Tätigkeitsstätte aufsuchen. Hin- und Rückweg werden hier nicht zusammengerechnet.

• 2026: 0,38 € ab dem ersten vollen Entfernungskilometer.
• 2023 bis 2025: 0,30 € für die ersten 20 km und 0,38 € ab dem 21. km.

Bei 30 km einfacher Entfernung sind das 2026 11,40 € pro entsprechendem Arbeitstag, gegenüber 9,80 € nach den Regeln von 2023 bis 2025. Für reine Homeoffice-Tage fällt keine Entfernungspauschale an.

Die Pauschale ist grundsätzlich unabhängig vom Verkehrsmittel. Der jährliche Höchstbetrag beträgt 4.500 €; bei Nutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw kann ein höherer Betrag angesetzt werden. Für höhere tatsächliche Kosten öffentlicher Verkehrsmittel und bestimmte weitere Fälle gelten Ausnahmen. Arbeitgeberzuschüsse können den abziehbaren Betrag beeinflussen. Die Entfernungspauschale ist kein allgemeiner Anspruch auf eine Zahlung des Arbeitgebers.

Welche Fahrtenaufzeichnungen helfen bei der Abrechnung?

Halten Sie für Ihre Reisekostenabrechnung Datum, Start und Ziel, dienstlichen Anlass, gefahrene Kilometer und verwendetes Fahrzeug fest. Ergänzen Sie den angewendeten Kilometersatz, die berechnete Erstattung und gegebenenfalls Park- oder Mautbelege. Kilometerstände können helfen, die Strecke nachvollziehbar zu machen.

Trennen Sie Dienstreisen, Arbeitswege und Privatfahrten. Eine solche Fahrtenübersicht zur Kilometerabrechnung ist nicht automatisch ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch für die Bewertung der Privatnutzung eines Firmenwagens; dafür gelten eigene Anforderungen.

Selbstständige machen betriebliche Fahrten als Betriebsausgaben geltend. Bei einem Pkw im Privatvermögen kommen pauschal 0,30 € je vollem betrieblich gefahrenem Kilometer oder anteilige tatsächliche Kosten infrage. Bei Fahrzeugen im Betriebsvermögen müssen Betriebskosten und Privatnutzung gesondert behandelt werden. Auch Fahrten zur ersten Betriebsstätte sind von anderen betrieblichen Fahrten zu unterscheiden.

Verpflegung und Übernachtung bei Dienstreisen

Zusätzlich zu Fahrtkosten gelten für Verpflegung im Inland grundsätzlich:

• 28 € bei einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden;
• 14 € für An- und Abreisetage einer Reise mit auswärtiger Übernachtung;
• 14 € bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung und mehr als acht Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Gestellte Mahlzeiten können die Pauschalen mindern; bei längerfristiger Tätigkeit am selben Ort ist die Dreimonatsfrist zu beachten. Für Übernachtungen sind beim Werbungskostenabzug grundsätzlich die tatsächlichen Kosten maßgeblich. Arbeitgeber können unter den jeweiligen Voraussetzungen im Inland auch 20 € je Übernachtung pauschal steuerfrei erstatten. Für Auslandsreisen gelten gesonderte Beträge und Regeln.

Fahrten mit Motolog erfassen

Mit Motolog können Sie Kilometer erfassen, dienstliche und private Fahrten trennen und Berichte für Ihre Abrechnung vorbereiten. Offizielle Sätze werden automatisch bereitgestellt, soweit unterstützt; eigene Kilometersätze sind ebenfalls möglich. Prüfen Sie, ob Sie eine Dienstreise oder einen Arbeitsweg abrechnen und welche Regelung Ihr Arbeitgeber verwendet.

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