Motolog · Handleidingen
Zo deel je zakelijke en privéritten automatisch in met Motolog
Automatische registratie legt een rit vast. De indeling geeft die rit een doel in je administratie. Motolog kan tags toepassen via Ritmodi en met tijd- of locatieregels een modus voor een rit kiezen.
Een zakelijke modus kan bijvoorbeeld de tag Zakelijk toevoegen aan ritten die passen bij je werktijden en opgeslagen werklocaties. Je kunt een afzonderlijke rit nog steeds corrigeren als het werkelijke doel afwijkt van de regel. Automatisch taggen is inbegrepen in PRO en abonnementen met PRO-functies; zie abonnementen en prijzen.
Begrijp tags, modi en regels
Deze drie onderdelen werken samen:
Scrol opzij om alle kolommen te zien.
| Onderdeel | Wat het doet | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Tag | Markeert een geregistreerde rit zodat je die later kunt herkennen of filteren. | Zakelijk, Privé of een klantnaam. |
| Modus | Bundelt tags en registratie-instellingen in een voorinstelling. | Een zakelijke modus die de rit en de route opslaat. |
| Regels voor automatisch toepassen | Bepalen wanneer een modus automatisch moet worden geselecteerd. | Werktijden op werkdagen gecombineerd met een opgeslagen locatie. |
De naam van een modus en de tags zijn afzonderlijke instellingen. De naam Zakelijk maakt de modus herkenbaar in de lijst; voeg ook de tag Zakelijk toe als je deze ritten daarmee wilt filteren in Geschiedenis of Rapporten.
Stel eerst automatische rittenregistratie in als je telefoon nog geen ritten vastlegt. Indelingsregels organiseren de ritten die worden geregistreerd.
Maak een zakelijke modus voor je voertuig
Selecteer je voertuig, open Rit en open Modus om naar Ritmodi te gaan. Voeg een modus toe of bewerk een bestaande.
Geef de modus een herkenbare naam en kies de tags die hij moet toepassen. Begin met een eenvoudige tag Zakelijk; voeg een klant- of projecttag toe als dat helpt bij het ordenen van rapporten.
Controleer de registratie-instellingen voordat je regels toevoegt:
- Rit opslaan bewaart ritten met deze modus. Zet je dit uit, dan wordt de rit weggegooid wanneer de modus geldt.
- Routetracking slaat de route op zodat je die op een kaart kunt bekijken. Als dit uitstaat, wordt de route niet vastgelegd.
- Maximale snelheid volgen bepaalt of de hoogste snelheid van de rit wordt geregistreerd.
Gebruik voor een privérittenregistratie een privétag met Rit opslaan aan. Uitschakelen van Rit opslaan verwijdert de rit uit je administratie; het deelt de rit niet alleen als privé in.
Begin met een tijdregel en voeg daarna locaties toe
Stel onder Regels voor automatisch toepassen een schema in dat past bij de momenten waarop je meestal zakelijk rijdt. Selecteer bijvoorbeeld werkdagen en werktijden. Bij een wisselend schema kan een brede tijdregel ook privéboodschappen omvatten; beoordeel of tijd alleen een bruikbaar begin is.
Voeg een locatieregel toe voor specifiekere overeenkomsten. Kies de opgeslagen locatie en de gewenste voorwaarde, zoals Beginlocatie of Eindlocatie. Controleer de locatie op de kaart en het ingestelde gebied, zodat de regel past bij de plek waar je daadwerkelijk aankomt of vertrekt.
Gebruik beschrijvende regelnamen, zoals Werktijden, Kantoor of Klantlocaties. Begin met een kleine set regels die je kunt uitleggen en testen voordat je meer uitzonderingen toevoegt.
Combineer regels met En en Of
En vereist dat beide voorwaarden of groepen overeenkomen. Met Of is één overeenkomst voldoende. De groepering is net zo belangrijk als de afzonderlijke voorwaarden.
De zakelijke modus hierboven combineert:
(Kantoor Of Klantlocaties) En Werktijden
Een rit moet dus aan een van de locatievoorwaarden voldoen én binnen de werktijdvoorwaarde vallen. Alleen Werktijden is in dit voorbeeld niet voldoende.
Scrol opzij om alle kolommen te zien.
| Wat komt overeen? | Past dit voorbeeld? |
|---|---|
| Kantoor en Werktijden | Ja. |
| Klantlocaties en Werktijden | Ja. |
| Werktijden, maar geen locatievoorwaarde | Nee. |
| Kantoor, maar buiten Werktijden | Nee. |
Gebruik je Of tussen de locatiegroep en Werktijden, dan is een van beide groepen voldoende. Controleer de groepering wanneer een modus breder of minder vaak wordt toegepast dan verwacht.
Zet specifieke modi vóór algemene modi
Motolog gebruikt de eerste modus waarvan de regels zijn vervuld. Versleep modi in Ritmodi om hun prioriteit te wijzigen.
Stel dat zowel Klantbezoek als een algemene modus Zakelijk bij dezelfde rit past. Zet Klantbezoek bovenaan als de tags en instellingen daarvan voorrang moeten krijgen. Voeg ook de tag Zakelijk aan de klantmodus toe als die ritten in een zakelijk gefilterd rapport moeten verschijnen; passende modi voegen niet alle tags van alle modi samen.
Gebruik je een brede privémodus, zet die dan onder specifiekere regels die voorrang moeten krijgen. Controleer ook dat Rit automatische modusselectie gebruikt wanneer de regels moeten kiezen, in plaats van een modus die je handmatig voor de rit hebt gekozen.
Test enkele ritten en corrigeer uitzonderingen
Probeer een rit die bij de zakelijke modus hoort en een die daar niet bij hoort. Open na elke rit Geschiedenis en controleer tags en registratiegegevens.
Bij een verkeerde overeenkomst controleer je voertuig, tijdvoorwaarde, opgeslagen locatie, En/Of-groepering en modusprioriteit. Controleer ook een eventuele handmatige keuze op Rit.
Regels gebruiken de criteria die je instelt; ze weten niet waarom je een bepaalde rit maakte. Een privéboodschap tijdens werktijd is een goed voorbeeld. Open de opgeslagen rit en corrigeer de tags indien nodig. Bekijk bestaande registraties in Geschiedenis én de volgende automatisch geregistreerde ritten.
Gebruik je tags in een rittenrapport
Zodra de tags consistent zijn, filter je Rapporten → Ritten op Zakelijk, een klant of een andere tag. De handleiding voor rittenrapporten legt uit hoe je datums kiest, totalen controleert en PDF of Excel exporteert.
Ontbreekt een rit helemaal, controleer dan Rit opslaan in de gebruikte modus en volg de handleiding voor problemen met automatische registratie. Een ontbrekende registratie en een verkeerde tag vragen om verschillende controles.