Україна
Відшкодування використання приватного автомобіля з робочою метою
В Україні у 2026 році компенсацію за використання власного авто для роботи погоджують із роботодавцем. Для такої виплати не слід застосовувати довільну «державну ставку за кілометр»: порядок і суму визначають умови використання автомобіля та рішення підприємства. Службова мета поїздки сама по собі не робить компенсацію неоподатковуваною.
Як погодити компенсацію за використання власного авто
До початку поїздок узгодьте, на якій підставі підприємство використовує автомобіль. Компенсація працівнику без передачі авто в оренду та орендна плата за договором — різні види виплат із різним оформленням.
Для розрахунку компенсації доцільно письмово визначити:
- автомобіль, водія та дозволені службові поїздки;
- спосіб розрахунку: погоджена сума за кілометр, фіксована сума чи визначені фактичні витрати;
- які витрати покриває виплата: пальне, зношування, обслуговування та інші погоджені складові;
- чи відшкодовуються окремо паркування та платні дороги;
- документи, строки подання звіту й порядок його затвердження.
Якщо пальне вже враховане в погодженій сумі за кілометр, не включайте ті самі витрати до звіту вдруге. Для бюджетних установ та окремих категорій працівників слід перевіряти спеціальні правила, а не переносити умови приватної компанії.
Чи оподатковується компенсація
За роз’ясненням ДПС, виплата юридичною особою працівнику за використання власного автомобіля, який підприємство не орендує, є додатковим благом і підлягає оподаткуванню ПДФО. Відшкодування працівнику вартості пального для власного авто також не стає автоматично неоподатковуваним лише через зв’язок із роботою.
Для звичайної грошової виплати такого оподатковуваного доходу у 2026 році застосовуються 18 % ПДФО та 5 % військового збору. Роботодавець як податковий агент утримує належні податки. Оформлення оренди, витрат на відрядження чи придбання пального від імені підприємства потребує окремого розгляду — правила одного випадку не можна автоматично застосувати до іншого.
Приклад розрахунку за кілометрами
Припустімо, підприємство погодило 8,00 грн/км, а працівник підтвердив 150 км службових поїздок. Це умовна ставка для прикладу, а не державний норматив чи неоподатковувана межа.
150 км × 8,00 грн/км = 1 200,00 грн нарахованої компенсації.
Якщо вся ця грошова виплата є додатковим благом і до неї застосовуються зазначені загальні ставки, ПДФО становить 216,00 грн, військовий збір — 60,00 грн, а сума до виплати — 924,00 грн. Тому під час погодження компенсації уточніть, чи йдеться про суму до утримання податків.
Що записувати в журнал поїздок
Журнал службових поїздок допомагає підтвердити пробіг і підготувати зрозумілий розрахунок. Для кожної поїздки варто зберігати:
- дату, початковий і кінцевий пункт маршруту;
- робочу мету, клієнта або завдання;
- автомобіль, його номер і водія;
- показники одометра або інший підтверджений розрахунок відстані;
- службовий пробіг, погоджену ставку та суму;
- чеки й інші документи на витрати, які відшкодовуються окремо.
Відділяйте приватні поїздки та звичайний шлях з дому на роботу від поїздок за службовим завданням. Журнал не замінює рішення роботодавця, договору, первинних документів чи перевірки оподаткування. Для ФОП облік витрат залежить від системи оподаткування; погоджена працівнику ставка не створює автоматичного права на податкове віднесення таких сум до витрат.
Облік пробігу з Motolog
Motolog допомагає автоматично записувати поїздки, відокремлювати службовий пробіг і готувати звіти. Для розрахунку компенсації можна задати власну ставку, погоджену з роботодавцем. Автоматичні офіційні ставки доступні там, де вони підтримуються; розрахунок у застосунку не визначає податковий статус виплати.
Дізнайтеся, як вести облік пробігу з Motolog. Порівняти можливості можна на сторінці тарифів.