Fahrtkostenvergütung bei Nutzung des privaten Fahrzeugs zu beruflichen Zwecken

Aktuelle Kilometergeldsätze pro Kilometer

Für eine dienstlich notwendige Mitbeförderung im Pkw können seit 1. Jänner 2025 zusätzlich 0,15 € je Person und Kilometer berücksichtigt werden; 2024 waren es 0,05 €.

Beispiel: Eine Dienstreise mit dem privaten Pkw umfasst 120 km hin und zurück. Beim amtlichen Satz ergibt das 60 €: 120 × 0,50 €. Entscheidend sind die tatsächlich dienstlich gefahrenen Kilometer, ohne private Umwege.

Arbeitgeber-Erstattung und steuerliche Grenzen

Prüfen Sie den Kollektivvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder Ihren Arbeitsvertrag. Dort kann festgelegt sein, welche Reisekosten ersetzt werden. Fehlt eine Regelung, kommt der Ersatz tatsächlich entstandener notwendiger und nützlicher Dienstreisekosten in Betracht. Vereinbaren Sie die Nutzung des privaten Fahrzeugs und die Abrechnung möglichst vor der Fahrt.

Eine steuerfreie Kilometergeldzahlung setzt insbesondere eine Dienstreise, selbst getragene Fahrzeugkosten und einen nachvollziehbaren Kilometernachweis voraus. Der amtliche Höchstsatz darf nicht überschritten werden. Für den privaten Pkw ist die steuerfreie Auszahlung auf 30.000 km pro Kalenderjahr begrenzt – beim Satz von 0,50 € sind das 15.000 €.

Erstattet Ihr Arbeitgeber nichts oder nur einen Teil, können nicht ersetzte abzugsfähige Fahrtkosten bei der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten berücksichtigt werden. Für den pauschalen Abzug gelten bei Pkw und Motorrad höchstens 30.000 berufliche Kilometer, beim Fahrrad 3.000 km pro Kalenderjahr. Der Steuerabzug ist keine Auszahlung des gesamten Fahrtkostenbetrags; bereits steuerfrei ersetzte Kosten dürfen nicht nochmals abgezogen werden.

Welche Kosten sind bereits enthalten?

Kilometergeld deckt die gewöhnlichen Fahrzeugkosten pauschal ab, etwa Wertverlust, Treibstoff, Wartung, Versicherung und Finanzierung. Auch Parkgebühren, Maut und Autobahnvignetten sind darin enthalten. Diese Kosten können bei Verwendung des amtlichen Kilometergeldes nicht nochmals zusätzlich steuerfrei abgerechnet werden.

Alternativ kommt ein Nachweis der tatsächlichen beruflichen Fahrzeugkosten infrage. Dafür müssen Sie die Kosten und den beruflichen Anteil belegen. Vermischen Sie die Pauschale und dieselben tatsächlichen Fahrzeugkosten nicht zu einer doppelten Abrechnung.

Fahrtenbuch für die Kilometergeldabrechnung

Die Kilometergeldverordnung lässt ein Fahrtenbuch oder andere verlässliche Aufzeichnungen zu. Dokumentieren Sie jedenfalls:

• Datum und Kilometerstand;
• die beruflich oder betrieblich gefahrenen Tageskilometer;
• Ausgangspunkt und Ziel;
• den konkreten Zweck jeder beruflichen oder betrieblichen Fahrt.

Ordnen Sie die Einträge dem verwendeten Fahrzeug zu und ergänzen Sie den angewendeten Satz sowie den Abrechnungsbetrag. Erfassen Sie Fahrten zeitnah und trennen Sie Dienstfahrten, Privatfahrten und Arbeitswege. Für den üblichen Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gelten eigene Regeln, insbesondere Verkehrsabsetzbetrag und gegebenenfalls Pendlerpauschale; er wird nicht wie eine Dienstreise mit Kilometergeld angesetzt.

Kilometergeld für Selbstständige

Für betriebliche Fahrten kann der pauschale Ansatz nur bei Fahrzeugen verwendet werden, die nicht zum Betriebsvermögen gehören. Für Pkw, Motorrad und Moped gilt eine Grenze von 30.000 betrieblichen Kilometern je Wirtschaftsjahr, für Fahrräder von 3.000 km. Bei einem Fahrzeug im Betriebsvermögen sind die tatsächlichen Kosten und die private Nutzung gesondert zu behandeln.

Kilometer mit Motolog erfassen

Motolog hilft Ihnen, Fahrten aufzuzeichnen, berufliche und private Kilometer zu trennen und Berichte für die Abrechnung vorzubereiten. Offizielle Sätze stehen automatisch zur Verfügung, soweit unterstützt; Sie können auch eigene Kilometersätze verwenden. Prüfen Sie für jede Abrechnung den Zeitraum, das Fahrzeug und die mit Ihrem Arbeitgeber vereinbarte Erstattung.

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