România
Rambursarea utilizării autoturismului personal în scopuri profesionale
În România, în 2026, nu există un tarif național unic în lei pe kilometru aplicabil tuturor angajatorilor privați. Pentru deplasările cu mașina personală, verificați metoda de decontare aprobată de angajator. În sectorul public există reguli specifice: pentru deplasările interne care intră sub incidența HG nr. 714/2018, calculul pentru autoturismul propriu sau aflat în folosință se bazează pe 7,5 litri de carburant la 100 km, în condițiile prevăzute de hotărâre.
Decontarea în companiile private
Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare și la indemnizația de delegare, în condițiile legii sau ale contractului colectiv de muncă aplicabil. Codul muncii nu stabilește însă un tarif general în lei/km pentru autoturismul personal.
Înainte de plecare, confirmați aprobarea folosirii mașinii și metoda de calcul: combustibil justificat, un consum convenit sau o sumă pe kilometru. Politica de decontare trebuie să clarifice ce costuri acoperă suma și cum sunt tratate parcarea ori taxele de drum, cu respectarea drepturilor aplicabile.
De exemplu, dacă firma aprobă 0,80 lei/km pentru 150 km de serviciu, suma calculată este 120 lei. Tariful este ipotetic, nu un barem oficial și nici o garanție că întreaga sumă are un anumit tratament fiscal.
Regula de 7,5 litri la 100 km în sectorul public
Pentru personalul căruia i se aplică HG nr. 714/2018, decontarea transportului în delegare sau detașare într-o altă localitate situată la peste 5 km de localitatea locului permanent de muncă poate include autoturismul aflat în proprietatea sau folosința angajatului. Este necesară aprobarea prealabilă a conducătorului instituției, inclusiv pentru colegii din aceeași instituție care călătoresc împreună.
Titularul autoturismului primește contravaloarea a 7,5 litri/100 km, pentru distanța cea mai scurtă pe drumuri publice, stabilită cu un calculator de rute. Documentele emise în perioada deplasării servesc la stabilirea prețului carburantului. Nu se acordă fiecărui pasager un decont separat de carburant.
La 200 km eligibili și un preț ipotetic de 7,20 lei/litru, calculul este:
200 ÷ 100 × 7,5 × 7,20 = 108 lei.
Aceasta este o formulă de decontare a carburantului, nu un tarif fix anual în lei/km. Domenii precum apărarea, ordinea publică și securitatea națională au reglementări specifice privind transportul; deplasările externe trebuie verificate separat.
Ordin de deplasare, foaie de parcurs și documente
Folosiți documentele cerute de angajator pentru autorizarea deplasării și justificarea cheltuielilor. Ordinul de deplasare (delegație) și decontul nu sunt același lucru cu o simplă listă a kilometrilor. Păstrați și bonurile, facturile sau alte documente justificative necesare.
Pentru o evidență utilă a deplasărilor, înregistrați:
- data, destinația și scopul profesional;
- autoturismul utilizat, traseul și numărul de kilometri;
- aprobarea deplasării și legătura cu ordinul de deplasare;
- tariful sau formula de calcul și suma solicitată;
- documentele pentru carburant și celelalte cheltuieli.
O foaie de parcurs poate avea cerințe fiscale suplimentare, inclusiv categoria vehiculului și norma de consum. Cerințele depind de utilizarea mașinii și de deducerea solicitată; nu există o regulă prin care orice jurnal de kilometraj garantează deductibilitatea integrală.
Decontul angajatului și deducerea fiscală sunt diferite
Suma rambursată angajatului nu stabilește automat cât poate deduce firma. Deductibilitatea cheltuielilor și a TVA depinde de regimul fiscal, de dreptul de utilizare a vehiculului, de scopul deplasărilor și de documente. Pentru activitatea unui PFA, verificați regulile proprii, fără a prelua automat tariful de decontare al unui angajator.
Țineți separat drumurile personale și naveta obișnuită între domiciliu și locul de muncă. Naveta nu devine deplasare în delegare doar pentru că îi înregistrați kilometrii.
Evidența automată a kilometrilor cu Motolog
Motolog vă ajută să înregistrați automat deplasările și să organizați kilometrii de serviciu. Puteți seta un tarif personalizat conform metodei aprobate de angajator. Verificați scopul și distanța fiecărei deplasări înainte de decont și păstrați separat aprobările și documentele justificative.