Motolog · Vodiči
Kako automatski razvrstavati poslovna i privatna putovanja u Motologu
Automatsko bilježenje zapisuje putovanje. Razvrstavanje mu daje svrhu u evidenciji. Motolog može dodavati oznake putem opcije Načini putovanja, odabirom načina prema pravilima vremena ili lokacije.
Primjerice, način Poslovno može dodati oznaku Poslovno putovanjima koja odgovaraju vašem radnom rasporedu i spremljenim poslovnim lokacijama. Pojedinačno putovanje možete ispraviti ako se njegova stvarna svrha razlikuje od pravila. Automatsko označavanje uključeno je u PRO i pakete s PRO značajkama; pogledajte pakete i cijene.
Razumijte oznake, načine i pravila
Ova tri dijela djeluju zajedno:
Pomaknite se vodoravno za prikaz svih stupaca.
| Dio | Što radi | Primjer |
|---|---|---|
| Oznaka | Označava zabilježeno putovanje radi kasnijeg prepoznavanja ili filtriranja. | Poslovno, privatno ili ime klijenta. |
| Način | Objedinjuje oznake i postavke bilježenja u predložak. | Način Poslovno koji sprema putovanje i rutu. |
| Pravila automatske primjene | Određuju kada se način automatski odabire. | Radno vrijeme radnim danima povezano sa spremljenom lokacijom. |
Naziv načina i njegove oznake odvojene su stvari. Naziv Poslovno omogućuje prepoznavanje na popisu načina; dodajte i oznaku Poslovno ako želite prema njoj filtrirati putovanja u Povijesti ili Izvještajima.
Ako telefon još ne bilježi vožnje, prvo postavite automatsko praćenje kilometraže. Pravila razvrstavanja organiziraju zabilježena putovanja.
Izradite poslovni način za svoje vozilo
Odaberite vozilo, otvorite Vožnja, zatim Način da dođete do opcije Načini putovanja. Dodajte novi način ili uredite postojeći.
Dajte mu prepoznatljiv naziv i odaberite oznake koje će dodavati. Počnite jednostavnom oznakom Poslovno; dodajte oznaku klijenta ili projekta kada to pomaže organizirati izvještaje.
Prije dodavanja pravila provjerite kontrole bilježenja:
- Spremi putovanje zadržava zapis vožnji s tim načinom. Isključivanje odbacuje putovanje kada se način primjenjuje.
- Praćenje rute sprema rutu za pregled na karti. Isključivanje znači da se ruta neće bilježiti.
- Praćenje najveće brzine određuje bilježi li se najveća brzina putovanja.
Za privatnu evidenciju kilometraže upotrijebite privatnu oznaku uz uključeno Spremi putovanje. Isključivanje te opcije uklanja putovanje iz evidencije; ne razvrstava ga samo kao privatno.
Počnite pravilom vremena, zatim dodajte lokacije
U odjeljku Pravila automatske primjene odredite raspored prema kojem obično obavljate poslovne vožnje. Primjerice, odaberite radne dane i sate. Ako raspored varira, široko vremensko pravilo može uključiti privatne obveze, pa procijenite je li samo vrijeme korisna polazna točka.
Za preciznije podudaranje dodajte pravilo lokacije. Odaberite spremljenu lokaciju i potreban uvjet, poput Lokacija početka ili Lokacija kraja. Provjerite lokaciju na karti i njezino postavljeno područje kako bi pravilo odgovaralo stvarnom mjestu dolaska ili odlaska.
Upotrijebite opisne nazive pravila, poput Radno vrijeme, Ured ili Lokacije klijenata. Počnite malim skupom pravila koja možete objasniti i testirati prije dodavanja novih iznimaka.
Kombinirajte pravila pomoću I i Ili
I zahtijeva podudaranje oba uvjeta ili grupe. Ili dopušta podudaranje bilo kojeg od njih. Grupiranje je jednako važno kao pojedinačni uvjeti.
Gore prikazani način Poslovno kombinira:
(Ured Ili Lokacije klijenata) I Radno vrijeme
Putovanje mora odgovarati jednom uvjetu lokacije i istodobno uvjetu radnog vremena. Samo podudaranje s Radnim vremenom u ovom primjeru nije dovoljno.
Pomaknite se vodoravno za prikaz svih stupaca.
| Što odgovara? | Odgovara li ovom primjeru? |
|---|---|
| Ured i Radno vrijeme | Da. |
| Lokacije klijenata i Radno vrijeme | Da. |
| Radno vrijeme, ali nijedan uvjet lokacije | Ne. |
| Ured, ali izvan Radnog vremena | Ne. |
Ako umjesto toga između grupe lokacija i Radnog vremena upotrijebite Ili, dovoljna je bilo koja grupa. Provjerite grupiranje kada se način primjenjuje šire ili rjeđe nego što ste očekivali.
Postavite specifične načine ispred općih
Motolog upotrebljava prvi način čija su pravila zadovoljena. U odjeljku Načini putovanja povucite načine i ispustite ih da promijenite prioritet.
Pretpostavimo da način Client visit za posjet klijentu i opći način Poslovno odgovaraju istoj vožnji. Postavite Client visit prvi ako njegove oznake i postavke trebaju imati prednost. Dodajte i oznaku Poslovno u taj način ako se te vožnje trebaju prikazati u poslovnom izvještaju; podudarni načini ne zbrajaju oznake svih načina.
Ako koristite širok privatni način, držite ga ispod specifičnijih pravila koja trebaju imati prednost. Provjerite i da Vožnja koristi automatski odabir načina kada želite da odabiru pravila, a ne način koji ste ručno odabrali za putovanje.
Testirajte nekoliko vožnji i ispravite iznimke
Isprobajte vožnju koja treba odgovarati načinu Poslovno i drugu koja ne treba. Nakon svake otvorite Povijest i pregledajte oznake i pojedinosti bilježenja.
Ako se rezultat ne podudara s očekivanim, provjerite odabrano vozilo, vremenski uvjet, spremljenu lokaciju, grupiranje I/Ili i prioritet načina. Ako ste ručno odabrali način na zaslonu Vožnja, provjerite i taj odabir.
Pravila koriste postavljene kriterije; ne mogu znati zašto ste obavili određenu vožnju. Privatna obveza tijekom radnog vremena dobar je primjer. Otvorite spremljeno putovanje i prema potrebi ispravite oznake. Pregledajte postojeće zapise u Povijesti i provjerite sljedeće automatski zabilježene vožnje.
Upotrijebite oznake u izvještaju o kilometraži
Kada su oznake dosljedne, filtrirajte Izvještaji → Putovanja prema oznaci Poslovno, klijentu ili drugoj oznaci koju koristite. Vodič za izvještaje o kilometraži objašnjava odabir datuma, provjeru ukupnih vrijednosti i izvoz u PDF ili Excel.
Ako putovanje potpuno nedostaje, provjerite Spremi putovanje u primijenjenom načinu i upotrijebite vodič za otklanjanje poteškoća s automatskim praćenjem. Nedostajući zapis i pogrešna oznaka zahtijevaju različite provjere.