Rimborso per l’utilizzo dell’auto privata a fini lavorativi

Come calcolare il rimborso chilometrico ACI

I costi ACI comprendono diverse componenti dell’utilizzo del veicolo, come ammortamento, assicurazione e manutenzione. Il rimborso può riguardare il costo complessivo o soltanto alcune voci, secondo l’accordo applicabile. Prima di partire, verifica con l’azienda l’autorizzazione all’uso dell’auto e il metodo di calcolo.

Per individuare il costo corretto servono la categoria, la marca, il modello e l’alimentazione del veicolo. Conta anche la percorrenza annua: nelle tabelle dei costi chilometrici si considerano tutti i chilometri percorsi dal veicolo nell’anno, sia personali sia lavorativi. Non scegliere la fascia usando soltanto i chilometri della trasferta.

Una volta stabilita la tariffa applicabile, il calcolo è:

chilometri di lavoro ammessi al rimborso × importo in euro per chilometro.

Per esempio, con una tariffa concordata di 0,50 €/km e una trasferta di 180 km, il rimborso è 90 €. La tariffa dell’esempio è ipotetica: non è un valore nazionale né il costo ACI di uno specifico modello.

Quando il rimborso non è imponibile

Per i dipendenti in trasferta fuori dal comune della sede di lavoro, il rimborso chilometrico può essere escluso dal reddito se calcolato secondo i parametri ACI e documentato in relazione a distanza, veicolo e costo chilometrico.

Dal 1° gennaio 2025, l’esclusione può valere anche per trasferte all’interno dello stesso comune, con calcolo ACI e adeguata documentazione. Le regole sulle trasferte non rendono automaticamente esente il normale tragitto casa–sede abituale di lavoro.

I rimborsi chilometrici non rientrano nel nuovo obbligo di pagamento tracciabile previsto per alcune spese di trasferta. Restano necessari i documenti che giustificano il viaggio e il calcolo. Vitto, alloggio, taxi e NCC hanno condizioni specifiche: gestiscili separatamente nella nota spese.

L’esenzione per il dipendente e la deducibilità del costo per l’impresa sono questioni distinte. Chi lavora in proprio non deve applicare automaticamente al proprio reddito le regole previste per i dipendenti.

Costi chilometrici e fringe benefit sono la stessa cosa?

I costi chilometrici aiutano a quantificare l’utilizzo dell’auto personale per l’azienda. Le tabelle ACI per i fringe benefit servono invece a valutare il beneficio imponibile di un veicolo aziendale concesso anche per uso privato, con una percorrenza convenzionale di 15.000 km e le percentuali previste dalla legge.

L’importo annuo del fringe benefit non è il rimborso da chiedere per i chilometri realmente percorsi. Per la nota spese, identifica il costo al chilometro e il criterio concordato, senza usare come tariffa l’importo annuale del beneficio.

Quali dati conservare nel registro dei viaggi

Per preparare una nota spese verificabile, registra:

• data, luogo di partenza e destinazione;
• motivo professionale e chilometri della trasferta;
• veicolo utilizzato, con modello e targa;
• tariffa applicata, riferimento ACI o accordo e calcolo dell’importo;
• autorizzazione richiesta dall’azienda e giustificativi degli altri costi richiesti separatamente.

Conserva anche i dati sulla percorrenza annua usata per scegliere il costo chilometrico. Se la tariffa comprende già una voce, verifica che non venga richiesta una seconda volta. Il registro dei chilometri aiuta a distinguere viaggi di lavoro, tragitti personali e spese da sottoporre all’azienda.

Registrare i chilometri con Motolog

Motolog ti aiuta a registrare automaticamente i tragitti, distinguere i viaggi di lavoro da quelli personali ed esportare rapporti di chilometraggio. Le tariffe ufficiali sono disponibili dove supportate; puoi anche impostare tariffe personalizzate. Verifica il valore applicabile al tuo veicolo e l’accordo aziendale prima di presentare la richiesta di rimborso.

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