Motolog · Oppaat
Työajojen ja yksityisajojen automaattinen luokittelu Motologissa
Automaattinen tallennus kirjaa matkan. Luokittelu antaa matkalle tarkoituksen ajopäiväkirjassa. Motolog voi lisätä tunnisteita Matkatilat-toiminnolla ja valita ajolle tilan aika- tai sijaintisääntöjen perusteella.
Esimerkiksi Liiketoiminta-tila voi lisätä Liiketoiminta-tunnisteen matkoihin, jotka vastaavat työaikatauluasi ja tallennettuja työsijaintejasi. Voit silti korjata yksittäisen matkan, jos sen todellinen tarkoitus poikkeaa säännöstä. Automaattinen tunnisteiden lisäys sisältyy PRO-tilaukseen ja PRO-ominaisuudet sisältäviin tilauksiin; katso tilaukset ja hinnat.
Ymmärrä tunnisteiden, tilojen ja sääntöjen ero
Nämä kolme osaa toimivat yhdessä:
Vieritä sivusuunnassa nähdäksesi kaikki sarakkeet.
| Osa | Tehtävä | Esimerkki |
|---|---|---|
| Tunniste | Merkitsee tallennetun matkan, jotta voit tunnistaa tai suodattaa sen myöhemmin. | Liiketoiminta, yksityinen tai asiakkaan nimi. |
| Tila | Kokoaa tunnisteet ja tallennusasetukset esiasetukseksi. | Liiketoiminta-tila, joka tallentaa matkan ja sen reitin. |
| Automaattisen käyttöönoton säännöt | Määrittävät, milloin tila valitaan automaattisesti. | Arkipäivien työajat yhdistettynä tallennettuun sijaintiin. |
Tilan nimi ja sen tunnisteet ovat erillisiä. Nimi Liiketoiminta auttaa tunnistamaan tilan luettelosta; lisää myös Liiketoiminta-tunniste, jos haluat suodattaa matkat sillä Historiassa tai Raporteissa.
Ota ensin automaattinen ajopäiväkirja käyttöön, jos puhelimesi ei vielä tallenna matkoja. Luokittelusäännöt järjestävät tallennetut matkat.
Luo ajoneuvolle työajon tila
Valitse ajoneuvo, avaa Ajaminen ja valitse Tila, jolloin pääset Matkatilat-näkymään. Lisää tila tai muokkaa aiempaa tilaa.
Anna tilalle tunnistettava nimi ja valitse sen lisäämät tunnisteet. Aloita yksinkertaisella Liiketoiminta-tunnisteella; lisää asiakas- tai projektitunniste, jos se helpottaa raporttien järjestämistä.
Tarkista tallennusasetukset ennen sääntöjen lisäämistä:
- Tallenna matka säilyttää tällä tilalla ajetuista matkoista merkinnän. Jos asetus on pois käytöstä, matka hylätään tilaa sovellettaessa.
- Reitin seuranta tallentaa reitin kartalla tarkasteltavaksi. Jos asetus on pois käytöstä, reittiä ei tallenneta.
- Huippunopeuden seuranta määrittää, tallennetaanko matkan huippunopeus.
Pidä yksityisajojen päiväkirjaa käyttämällä yksityisajon tunnistetta ja pitämällä Tallenna matka käytössä. Tallenna matka -asetuksen poistaminen käytöstä poistaa matkan merkinnöistä; se ei vain luokittele ajoa yksityiseksi.
Aloita aikasäännöstä ja lisää sitten sijainteja
Määritä Automaattisen käyttöönoton säännöt -kohdassa aikataulu, joka vastaa tavallisia työajojasi. Valitse esimerkiksi työviikon päivät ja kellonajat. Jos aikataulusi vaihtelee, laaja aikasääntö voi sisältää yksityisiä asiointimatkoja, joten arvioi, riittääkö pelkkä aika lähtökohdaksi.
Lisää sijaintisääntö, jos haluat tarkemman osuman. Valitse tallennettu sijainti ja tarvitsemasi ehto, kuten Aloitussijainti tai Lopetussijainti. Tarkista sijainti kartalta ja sille määritetty alue, jotta sääntö vastaa paikkaa, johon todella saavut tai josta lähdet.
Käytä kuvaavia sääntönimiä, kuten Työajat, Toimisto tai Asiakkaiden sijainnit. Aloita pienestä sääntöjoukosta, jonka pystyt selittämään ja testaamaan, ennen kuin lisäät poikkeuksia.
Yhdistä sääntöjä Ja- ja Tai-operaattoreilla
Ja edellyttää molempien ehtojen tai ryhmien täyttymistä. Tai riittää, kun jompikumpi täyttyy. Ryhmittely on yhtä tärkeää kuin yksittäiset ehdot.
Yllä oleva työajotila yhdistää seuraavat ehdot:
(Toimisto Tai Asiakkaiden sijainnit) Ja Työajat
Matkan on siis täytettävä toinen sijaintiehdoista sekä työaikaehto. Pelkkä Työajat-ehdon täyttyminen ei tässä esimerkissä riitä.
Vieritä sivusuunnassa nähdäksesi kaikki sarakkeet.
| Mitkä ehdot täyttyvät? | Täyttyykö esimerkin sääntö? |
|---|---|
| Toimisto ja Työajat | Kyllä. |
| Asiakkaiden sijainnit ja Työajat | Kyllä. |
| Työajat, mutta ei kumpikaan sijaintiehto | Ei. |
| Toimisto, mutta työaikojen ulkopuolella | Ei. |
Jos käytät sijaintiryhmän ja Työajat-ehdon välissä Tai-operaattoria, jommankumman ryhmän täyttyminen riittää. Tarkista ryhmittely aina, kun tila tulee käyttöön odotettua laajemmin tai harvemmin.
Aseta tarkat tilat ennen yleisiä tiloja
Motolog käyttää ensimmäistä tilaa, jonka säännöt täyttyvät. Muuta tärkeysjärjestystä vetämällä ja pudottamalla tiloja Matkatilat-näkymässä.
Oletetaan, että Asiakaskäynti-tila ja yleinen Liiketoiminta-tila voivat molemmat vastata samaa matkaa. Aseta Asiakaskäynti ensin, jos haluat sen tunnisteiden ja asetusten saavan etusijan. Lisää myös Liiketoiminta-tunniste asiakastilaan, jos matkojen pitää näkyä sillä suodatetussa raportissa; täyttyvät tilat eivät yhdistä kaikkien tilojen tunnisteita.
Jos käytät laajaa yksityisajotilaa, pidä se tarkempien, etusijan tarvitsevien sääntöjen alapuolella. Tarkista myös, että Ajaminen käyttää automaattista tilan valintaa, kun haluat sääntöjen valitsevan tilan käsin valitsemasi tilan sijaan.
Testaa muutama matka ja korjaa poikkeukset
Kokeile matkaa, jonka pitäisi vastata työajotilaa, ja toista, jonka ei pitäisi. Avaa jokaisen matkan jälkeen Historia ja tarkista tunnisteet sekä tallennetut tiedot.
Jos tulos ei vastaa odotusta, tarkista ajoneuvo, aikaehto, tallennettu sijainti, Ja/Tai-ryhmittely ja tilojen tärkeysjärjestys. Jos valitsit tilan käsin Ajaminen-näkymässä, tarkista myös se valinta.
Säännöt käyttävät määrittämiäsi ehtoja; ne eivät tiedä, miksi teit tietyn matkan. Yksityinen asiointi työajalla on hyvä esimerkki. Avaa tallennettu matka ja korjaa sen tunnisteet tarvittaessa. Käy läpi myös aiemmat Historian merkinnät seuraavien automaattisesti tallentuvien matkojen lisäksi.
Käytä tunnisteita ajopäiväkirjaraportissa
Kun tunnisteet ovat johdonmukaiset, suodata Raportit → Matkat Liiketoiminta-tunnisteella, asiakkaalla tai muulla käyttämälläsi tunnisteella. Ajopäiväkirjaraporttien opas kertoo päivien valinnasta, summien tarkistamisesta sekä PDF- ja Excel-viennistä.
Jos matka puuttuu kokonaan, tarkista sovelletun tilan Tallenna matka ja käytä automaattisen seurannan vianmääritysopasta. Puuttuva merkintä ja väärä tunniste vaativat erilaisia tarkistuksia.