Indonesia
Penggantian biaya penggunaan kendaraan pribadi untuk keperluan pekerjaan
Untuk perjalanan kerja di perusahaan swasta Indonesia pada 2026, penggantian biaya kendaraan pribadi mengikuti kebijakan atau kesepakatan dengan perusahaan. Tidak ada satu tarif rupiah per kilometer yang berlaku umum bagi seluruh karyawan swasta. Pastikan tarif, perjalanan yang boleh diklaim, dan biaya yang sudah tercakup disepakati sebelum berangkat.
Metode penggantian biaya perjalanan
| Metode | Dasar perhitungan |
|---|---|
| Tarif per kilometer | Jarak perjalanan kerja yang disetujui × tarif perusahaan |
| Penggantian biaya aktual | Pengeluaran untuk tugas perusahaan yang didukung bukti, seperti BBM, tol, atau parkir |
| Tunjangan transportasi tetap | Jumlah sesuai ketentuan perusahaan; perlakuan pajaknya tidak otomatis sama dengan penggantian biaya dinas aktual |
Periksa apakah tarif per km sudah mencakup BBM dan biaya kendaraan lainnya, serta apakah tol dan parkir dibayar terpisah. Hindari mengklaim biaya yang sama dua kali. Perjalanan dinas instansi pemerintah mengikuti aturan dan standar biaya tersendiri; standar tersebut bukan tarif wajib bagi perusahaan swasta.
Contoh menghitung penggantian per kilometer
Misalkan perusahaan menyetujui Rp3.000 per km untuk perjalanan kerja sejauh 80 km. Penggantiannya adalah:
80 km × Rp3.000 = Rp240.000.
Angka Rp3.000 hanya contoh perhitungan, bukan tarif resmi atau acuan nasional. Gunakan tarif yang berlaku di perusahaan Anda. Hasil perhitungan ini juga tidak dengan sendirinya menentukan apakah pembayaran bebas pajak.
Apakah penggantian biaya perjalanan dikenai pajak?
Penjelasan Direktorat Jenderal Pajak membedakan penggantian pengeluaran untuk tugas perusahaan dari tambahan penghasilan karyawan. Jika perjalanan sepenuhnya untuk menjalankan tugas dan tidak dimaksudkan untuk memberikan penghasilan kepada karyawan, penggantian biaya dinas aktual atau pembayaran langsung oleh perusahaan bukan merupakan penghasilan karyawan.
Untuk pembayaran sekaligus atau lump sum, bagian yang dapat dibuktikan sebagai biaya dinas dipisahkan dari sisanya. Selisih yang tidak dapat dibuktikan sebagai biaya perjalanan dinas merupakan penghasilan. Karena itu, kebijakan perusahaan dan catatan kilometer saja tidak membuat seluruh tunjangan atau tarif per km otomatis bebas PPh. Simpan bukti pengeluaran dan minta bagian keuangan menentukan perlakuan pembayaran Anda.
Catatan perjalanan dan bukti yang perlu disiapkan
Agar klaim mudah diperiksa, catat setiap perjalanan kerja dengan informasi berikut:
- tanggal dan kendaraan yang digunakan;
- lokasi awal, tujuan, serta alasan perjalanan, misalnya kunjungan pelanggan;
- jarak tempuh, dengan angka odometer awal dan akhir bila digunakan dalam perhitungan;
- persetujuan perjalanan dan tarif yang disepakati;
- struk BBM, tol, parkir, dan bukti pengeluaran lain yang diklaim.
Sesuaikan format catatan perjalanan atau logbook kendaraan dengan prosedur perusahaan. Pisahkan perjalanan kerja, perjalanan pribadi, dan perjalanan rutin dari rumah ke tempat kerja. Jangan langsung memasukkan perjalanan rumah–kantor sebagai kunjungan dinas tanpa memeriksa ketentuan perusahaan dan perlakuan pajaknya.
Bagi pemilik usaha, pengakuan biaya perjalanan sebagai pengurang penghasilan usaha merupakan persoalan terpisah dari pembayaran kepada karyawan. Biaya perlu berkaitan dengan kegiatan memperoleh, menagih, dan memelihara penghasilan serta mengikuti rezim pajak yang berlaku untuk usaha tersebut.
Catat jarak tempuh dengan Motolog
Motolog membantu mencatat perjalanan secara otomatis dan mengelompokkan kilometer untuk keperluan kerja. Anda dapat menggunakan tarif khusus sesuai kesepakatan perusahaan, lalu memeriksa rute dan tujuan perjalanan sebelum mengajukan klaim. Catatan aplikasi melengkapi bukti pengeluaran dan persetujuan yang diperlukan.