Motolog · Vodiči
Kako izraditi i izvesti izvještaj o kilometraži u Motologu
Izvještaj o kilometraži počinje vožnjama koje ste zabilježili. U Motologu možete odabrati vozilo, razdoblje izvještavanja, filtrirati potrebna putovanja i izvesti rezultat kao PDF ili Excel datoteku.
Ovaj vodič opisuje uobičajeni mjesečni izvještaj o poslovnoj kilometraži na iPhoneu ili Androidu. Isti koraci vrijede za drugo razdoblje ili drugu oznaku putovanja. Ako tek postavljate evidenciju, počnite s vodičem kako radi automatsko praćenje kilometraže.
Pregledajte putovanja koja želite uključiti
Otvorite Povijest za vozilo za koje pripremate izvještaj. Prije izvoza provjerite nekoliko tipičnih putovanja i sve zapise koji izgledaju nepotpuno:
- Datum i vrijeme: putovanje pripada razdoblju izvještavanja.
- Udaljenost i lokacije: zabilježeni početak, odredište i udaljenost odgovaraju vožnji.
- Oznake: poslovna i privatna putovanja ispravno su razvrstana.
- Bilješke: dodajte klijenta, posjet ili svrhu ako će taj kontekst kasnije biti koristan.
Nedostajuće putovanje dodajte ručno gumbom + i opcijom Putovanje. Prvo provjerite postoji li duplikat. Ako automatsko praćenje propušta vožnje, upotrijebite vodič za otklanjanje poteškoća s praćenjem da biste uklonili i uzrok.
Otvorite Izvještaje i odaberite vozilo
- Odaberite vozilo biračem vozila na vrhu aplikacije.
- Otvorite Izvještaji.
- Pronađite karticu Putovanja. Sažetak prikazuje broj putovanja, udaljenost i ostale ukupne vrijednosti za trenutačni odabir.
- Prije čitanja ukupnih vrijednosti provjerite razdoblje prikazano na kartici.
Dok pregledavate zapise i pripremate izvještaj, zadržite isto odabrano vozilo. Za drugo vozilo promijenite odabir i ponovite postupak.
Snimka zaslona je primjer: ukupne vrijednosti, jedinice i vidljive kartice izvještaja ovise o vašim zapisima i postavkama.
Postavite razdoblje i filtar poslovnih putovanja
Odabirom razdoblja na kartici Putovanja postavite potrebne datume. Za zahtjev za kalendarski mjesec odaberite taj mjesec ili njegove točne početne i završne datume. Pomično razdoblje poput posljednjih 28 dana može obuhvatiti druge datume.
Otvorite filtar uz karticu Putovanja da pregledate Filtar izvještaja. Odaberite oznaku poslovnih vožnji, primjerice Poslovno. Provjerite Izuzmi oznake i druge aktivne kriterije, uključujući dan u tjednu ili udaljenost, kako ne bi nenamjerno uklonili potrebna putovanja.
Za izvještaj o svim vožnjama uklonite ograničenja prema oznakama. Za određenog klijenta ili projekt upotrijebite pripadajuću oznaku. Provjerite filtre u Izvještajima čak i ako ste već filtrirali Povijest; ti zasloni imaju zasebne postavke filtra.
Vratite se u sažetak i provjerite broj putovanja i ukupnu udaljenost. Ako nešto nije u redu, prilagodite filtre ili ispravite izvorna putovanja prije izvoza.
Provjerite postavke naknade ako vam treba iznos
Ukupna kilometraža i iznos naknade odgovaraju na različita pitanja. Udaljenost proizlazi iz putovanja uključenih u izvještaj. Iznos Naknada/odbitak ovisi i o opciji Fiskalne postavke za vozilo te putovanjima na koja se te postavke primjenjuju.
Otvorite Fiskalne postavke iz izbornika Izvoz na kartici Putovanja. Provjerite primjenjuje li se željeni predložak ili stopa na to vozilo i odgovaraju li uvjeti oznaka putovanjima u izvještaju. Sama oznaka Poslovno ne postavlja stopu naknade.
Ako je iznos nula, prvo provjerite vozilo, oznake putovanja i primjenjive fiskalne postavke. Odaberite postavke koje odgovaraju pravilima poslodavca ili pravilima koja primjenjujete; ovaj vodič ne propisuje stopu.
Možete izraditi i izvještaj samo s udaljenošću ako ne trebate da Motolog izračuna iznos.
Odaberite PDF ili Excel i izvezite
Dodirnite Izvoz na kartici Putovanja, pa odaberite format:
Pomaknite se vodoravno za prikaz svih stupaca.
| Format | Kada ga koristiti |
|---|---|
| PDF dokument (.pdf) | Izvještaj za čitanje, ispis ili slanje uz očuvan izgled stranice. |
| Microsoft Excel (.xlsx) | Proračunska tablica za daljnju analizu ili računovodstveni postupak. |
Za promjenu stupaca ili izgleda izvještaja otvorite Izgled stranice u istom izborniku i ponovno generirajte izvještaj. Upotrijebite opcije spremanja ili dijeljenja na telefonu da zadržite ili pošaljete izvezenu datoteku.
Izvještaji podliježu ograničenjima vašeg paketa. LITE i PRO uključuju neograničene PDF i Excel izvještaje; izvještaji u paketu FREE mogu sadržavati manje zapisa. Provjerite pakete i cijene ako izvoz pokazuje da su neki zapisi izostavljeni.
Provjerite izvezenu datoteku prije slanja
Otvorite datoteku i potvrdite da sadrži željeno vozilo, datume, putovanja i jedinice udaljenosti. Usporedite broj putovanja i ukupnu udaljenost s filtriranim sažetkom kartice Putovanja. Ako ste uključili naknadu, provjerite odgovara li iznos odabranim fiskalnim postavkama.
Ako nešto nedostaje, vratite se filtrima izvještaja i izvornim zapisima. Ispravite problem i izvezite novu datoteku. Već izvezena datoteka neće se promijeniti kada uredite putovanje u Motologu.
Spremite kopiju s nazivom koji označava vozilo i razdoblje izvještavanja. Tako ćete lakše pronaći isti izvještaj kada klijent, poslodavac ili računovođa kasnije zatraži podatke.
Olakšajte sljedeći izvještaj
Redovito pregledavajte putovanja umjesto čekanja roka za izvještaj. Automatsko razvrstavanje pomoću načina i pravila može dodavati oznake za ponavljajuće poslovne vožnje, a iznimke možete ispraviti ručno.
Ako pratite i troškove korištenja vozila, dodajte točenja goriva Motologovim skenerom. Zapisi o gorivu imaju zaseban izvještaj u odjeljku Izvještaji; ovdje opisan izvoz putovanja vaš je izvještaj o kilometraži.