Motolog · Oppaat
Ajopäiväkirjaraportin luominen ja vienti Motologissa
Ajopäiväkirjaraportin pohjana ovat tallentamasi matkat. Motologissa voit valita ajoneuvon ja raportointijakson, suodattaa tarvitsemasi matkat ja viedä tuloksen PDF- tai Excel-tiedostoon.
Tämä opas käy läpi tavallisen kuukausittaisen työajoraportin laatimisen iPhonella tai Androidilla. Samat vaiheet toimivat myös muulla ajanjaksolla tai toisella matkatunnisteella. Jos olet vasta ottamassa ajopäiväkirjaa käyttöön, aloita oppaasta näin automaattinen ajopäiväkirja toimii.
Tarkista raporttiin sisällytettävät matkat
Avaa Historia ajoneuvolle, josta laadit raportin. Tarkista ennen vientiä muutama edustava matka ja kaikki puutteellisilta vaikuttavat merkinnät:
- Päivämäärä ja kellonaika: matka kuuluu raportointijaksoon.
- Etäisyys ja sijainnit: tallennetut lähtöpaikka, määränpää ja etäisyys vastaavat ajoa.
- Tunnisteet: työajot ja yksityisajot on luokiteltu oikein.
- Muistiinpanot: lisää asiakas, käynti tai matkan tarkoitus, jos tieto auttaa myöhemmin.
Lisää puuttuva matka käsin +-painikkeella ja valitsemalla Matka. Varmista ensin, ettei matkaa ole jo tallennettu. Jos automaattinen seuranta on jättänyt matkoja tallentamatta, selvitä myös syy seurannan vianmääritysoppaan avulla.
Avaa Raportit ja valitse ajoneuvo
- Valitse ajoneuvo sovelluksen yläreunan ajoneuvovalitsimesta.
- Avaa Raportit.
- Etsi Matkat-kortti. Sen yhteenveto näyttää matkojen määrän, etäisyyden ja muut summat nykyisellä valinnalla.
- Tarkista kortissa näkyvä raportointijakso ennen summien lukemista.
Pidä sama ajoneuvo valittuna tietojen tarkistamisen ja raportin laatimisen ajan. Vaihda ajoneuvoa ja toista vaiheet, kun laadit raportin toisesta ajoneuvosta.
Kuvakaappaus on esimerkki: summat, yksiköt ja näkyvät raporttikortit riippuvat omista tiedoistasi ja asetuksistasi.
Valitse ajanjakso ja työajojen suodatin
Valitse tarvitsemasi päivät Matkat-kortin ajanjaksovalitsimella. Valitse kalenterikuukauden korvaushakemusta varten kyseinen kuukausi tai määritä sen tarkat alku- ja loppupäivät. Liukuva jakso, kuten viimeiset 28 päivää, voi kattaa eri päivät.
Avaa Matkat-kortin vieressä oleva suodatin ja tarkista Raportin suodatin. Valitse työajoissa käyttämäsi tunniste, esimerkiksi Liiketoiminta. Tarkista Sulje tunnisteet pois ja muut aktiiviset ehdot, kuten viikonpäivä tai etäisyys, jotta ne eivät sulje tarvittavia matkoja pois vahingossa.
Jos haluat raportin kaikista ajoista, poista tunnisterajoitukset. Tietyn asiakkaan tai projektin raporttiin voit valita sitä vastaavan tunnisteen. Tarkista Raportit-näkymän suodattimet, vaikka olisit jo suodattanut Historian; näkymillä on omat suodatinasetuksensa.
Palaa yhteenvetoon ja tarkista matkojen määrä sekä kokonaisetäisyys. Jos jompikumpi vaikuttaa väärältä, muokkaa suodattimia tai korjaa alkuperäiset matkat ennen vientiä.
Tarkista korvausasetukset, kun tarvitset rahamäärän
Ajokilometrien summa ja korvaussumma vastaavat eri kysymyksiin. Etäisyys tulee raporttiin sisältyvistä matkoista. Korvaus/vähennys riippuu myös ajoneuvon Verotusasetukset-kohdasta ja matkoista, joihin niitä sovelletaan.
Avaa Verotusasetukset Matkat-kortin VIE-valikosta. Tarkista, että haluamasi esiasetus tai korvaustaksa koskee tätä ajoneuvoa ja että sen tunniste-ehdot vastaavat raportoitavia matkoja. Pelkkä Liiketoiminta-tunniste ei määritä korvaustaksaa.
Jos summa on nolla, tarkista ensin ajoneuvo, matkatunnisteet ja sovellettavat verotusasetukset. Valitse työnantajasi käytäntöjä tai käyttämiäsi sääntöjä vastaavat asetukset; tässä oppaassa ei määritetä korvaustaksaa.
Voit myös laatia vain etäisyydet sisältävän ajopäiväkirjaraportin, kun Motologin ei tarvitse laskea rahamäärää.
Valitse PDF tai Excel ja vie raportti
Napauta Matkat-kortin VIE-painiketta ja valitse tiedostomuoto:
Vieritä sivusuunnassa nähdäksesi kaikki sarakkeet.
| Muoto | Käyttötarkoitus |
|---|---|
| PDF-dokumentti (.pdf) | Raportti, jonka voit lukea, tulostaa tai lähettää sivun asettelun säilyessä. |
| Microsoft Excel (.xlsx) | Laskentataulukko jatkoanalyysia tai kirjanpidon työvaiheita varten. |
Voit muuttaa raportin sarakkeita tai esitystapaa avaamalla samasta valikosta Sivun asettelu ja luomalla raportin uudelleen. Tallenna tai lähetä vientitiedosto puhelimen tarjoamilla tallennus- tai jakovalinnoilla.
Raportteihin sovelletaan tilauksesi rajoituksia. LITE ja PRO sisältävät rajattomat PDF- ja Excel-raportit; FREE-raporteissa voi olla vähemmän merkintöjä. Tarkista tilaukset ja hinnat, jos vienti ilmoittaa joidenkin tietojen jääneen pois.
Tarkista vientitiedosto ennen lähettämistä
Avaa tiedosto ja varmista, että siinä ovat tarkoittamasi ajoneuvo, päivät, matkat ja etäisyysyksiköt. Vertaa matkojen määrää ja kokonaisetäisyyttä suodatetun Matkat-kortin yhteenvetoon. Jos sisällytit korvauksen, tarkista summan vastaavan valitsemiasi verotusasetuksia.
Jos jotain puuttuu, palaa raportin suodattimiin ja alkuperäisiin merkintöihin. Korjaa ongelma ja vie uusi tiedosto. Jo viety tiedosto ei muutu, kun muokkaat matkaa Motologissa.
Tallenna kopio nimellä, josta tunnistat ajoneuvon ja raportointijakson. Näin löydät saman raportin helpommin, kun asiakas, työnantaja tai kirjanpitäjä kysyy siitä myöhemmin.
Helpota seuraavan raportin laatimista
Tarkista matkat säännöllisesti ennen raportoinnin määräpäivää. Automaattinen luokittelu tiloilla ja säännöillä voi lisätä toistuvissa työajoissa käyttämäsi tunnisteet, ja poikkeukset voit korjata käsin.
Jos seuraat myös käyttökuluja, lisää tankkaukset Motologin skannerilla. Polttoainemerkinnöillä on oma raporttinsa Raportit-näkymässä; tässä kuvattu Matkat-vienti on ajopäiväkirjaraporttisi.